Una de las cosas que más me ha costado de la maternidad es aceptar que un buen plan no necesariamente hace que las cosas salgan como esperabas.
Antes de tener a la bebé, hacer planes era bastante sencillo. Si quería salir un sábado, decidía a dónde ir, a qué hora salir y cuánto tiempo quería estar fuera. Había imprevistos, claro, pero normalmente podía resolverlos sobre la marcha sin que cambiaran demasiado el día.
Ahora hasta algo tan sencillo como salir el fin de semana requiere un poco más de planeación. Hay que considerar horarios de comida, siestas, cuánto tiempo llevamos fuera, qué llevamos en la pañalera y qué tan lejos estamos de casa. Y aun haciendo todo eso, muchas veces el día no sale como lo imaginé. La bebé puede dormir más de lo esperado o no dormir nada. Puede tener hambre antes de tiempo. Podemos estar muy a gusto en algún lugar y de pronto decidir que ya fue suficiente.
Durante un tiempo, mi reacción era intentar hacer que el plan volviera a funcionar. Si algo se movía, trataba de acomodar lo demás para regresar al horario que había pensado originalmente.
Hasta que empecé a entender que quizá el problema no era el plan. Era que estaba esperando que la realidad se adaptara a él.
Y eso me hizo pensar mucho en cómo hacemos planes en el trabajo.
Como Product Managers nos gusta tener claridad. Construimos roadmaps, priorizamos iniciativas, definimos fechas y tratamos de anticipar dependencias. Todo eso es necesario. El problema aparece cuando empezamos a tratar ese plan como si fuera una predicción de lo que necesariamente va a ocurrir.
En producto sabemos que eso no funciona así. Mientras ejecutamos aparecen nuevas necesidades de clientes, cambian las prioridades del negocio, descubrimos restricciones técnicas y aprendemos cosas que simplemente no podíamos saber cuando construimos el roadmap. La realidad nos da información nueva todo el tiempo.
Por eso cada vez me hace más sentido pensar que un buen plan no es el que intenta contemplar absolutamente todo. Es el que tiene suficiente estructura para orientarnos y suficiente espacio para adaptarse.
Y esto no aplica solamente a un roadmap. Creo que aplica a casi cualquier cosa que diseñamos como PMs: procesos, proyectos, experimentos, equipos e incluso nuestras propias formas de trabajar.
Cuatro formas de diseñar para la adaptabilidad
1. Define primero qué quieres conseguir. Cuando tienes claro el resultado, puedes cambiar la ruta sin perder la dirección. Un roadmap que dice “reducir el abandono en el proceso de pago” deja mucho más espacio para aprender y cambiar que uno que simplemente dice “construir funcionalidad X”. La solución que imaginamos hoy puede no ser la que terminemos construyendo después de hablar con clientes.
2. No utilices el 100% de tu capacidad. Dejar espacio no significa que no tengas trabajo suficiente. Significa reconocer que van a aparecer cosas que todavía no conoces. Si todo el equipo está comprometido al límite, cualquier imprevisto se convierte en una crisis. Un poco de capacidad disponible puede ser justamente lo que permite absorber un cambio sin tener que deshacer todo lo demás.
3. Define cuándo vas a volver a evaluar tus decisiones. No todo tiene que quedar decidido desde el principio. Algunas iniciativas necesitan primero investigación, un experimento o conversaciones con clientes. En lugar de convertirlas inmediatamente en compromisos, puedes definir qué necesitas aprender y cuándo volverás a tomar la decisión. Así el roadmap se convierte menos en una lista de promesas y más en una herramienta para tomar decisiones.
4. Separa lo que no puede cambiar de lo que sí. No todo tiene el mismo nivel de flexibilidad. Puede haber un objetivo que no cambia, una restricción que debemos respetar y, al mismo tiempo, una solución, fecha o iniciativa que sí puede modificarse. Tener esa distinción clara hace que cambiar de dirección no se sienta como perder el control.
Quizá esto es lo que más estoy aprendiendo con la maternidad. No puedo controlar todo lo que va a pasar durante un día con la bebé, y tampoco necesito hacerlo. Puedo prepararme, tener una idea de lo que quiero hacer, llevar lo necesario y después ajustar cuando la realidad me pida otra cosa.
Y creo que eso también aplica al trabajo.
Durante mucho tiempo asocié la buena planeación con tener todo definido. Hoy creo que tiene más que ver con entender qué necesitas mantener estable y dónde necesitas dejar espacio para cambiar.
Porque un plan no se vuelve mejor porque contemple todos los escenarios posibles.
Se vuelve mejor cuando puede recibir un imprevisto sin dejar de ser útil.